Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnaliści)

§ 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY

1. Celem Procedury jest ustalenie zasad i warunków zgłaszania naruszeń oraz zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia.
2. Procedura przewiduje także wskazanie komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych i przeprowadzenie przez te komórki Działań następczych.

§ 2. DEFINICJE

Użytym w Procedurze określeniom nadaje się następujące znaczenie:

Działania następcze: oznaczają podjęte przez Odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Działania odwetowe: oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Informacje zwrotne oznaczają przekazane Sygnaliście informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów takich działań, w tym informacja o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzenie naruszenia prawa.
Kanał dokonywania zgłoszeń: kanał dedykowany w Grupie KZN Bieżanów do dokonywania zgłoszeń na temat naruszeń w ramach Procedury.
Grupa KZN Bieżanów lub Grupa: spółki powiązane kapitałowo, osobowo i gospodarczo, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, tj. Kolejowe Zakłady Nawierzchniowe „Bieżanów” sp. z o.o., KZN Rail sp. z o.o., Zakłady Maszynowe „Hamech” sp. z o.o., Nasycalnia Podkładów w Czeremsze sp. z o.o.
Naruszenia oznaczają działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, z zakresu wskazanym w Procedurze.
Odbiorca zgłoszenia: odpowiednia komórka organizacyjna funkcjonująca w ramach Kolejowych Zakładów Nawierzchniowych „Bieżanów” sp. z o.o. dedykowana do oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu i podjęcia działań następczych.
Osoba, której dotyczy zgłoszenie: osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
Sygnalista: osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, rozumianym jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek Zarządu lub Rady Nadzorczej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, praktykant;
Pracownik należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
Postępowanie wyjaśniające: działania podejmowane przez Odbiorcę zgłoszenia w celu ustalenia zasadności zgłoszonego naruszenia.
Procedura: procedura zgłaszania naruszeń i ochrony osób dokonujących ich zgłoszenia w Grupie kapitałowej KZN „Bieżanów”.
Rejestr: rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony przez Odbiorcę zgłoszenia.
Ujawnienie publiczne: oznacza podanie informacji na temat Naruszeń do wiadomości publicznej.

Ustawa

 

 

 Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024, poz. 928 z późn. zm.) implementująca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Zgłoszenie anonimowe: zgłoszenie niezawierające danych osobowych Sygnalisty.
Zgłoszenie wewnętrzne: Przekazanie informacji na temat Naruszeń w obrębie Grupy KZN Bieżanów  za pośrednictwem Kanału dokonywania zgłoszeń.
Zgłoszenie zewnętrzne: ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji na temat Naruszeniu.

§ 3. POSTĘPOWANIE W SPRAWIE WEWNĘTRZNEGO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

1. Odbiorcą zgłoszenia Naruszeń oraz komórką dedykowaną do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej jest Dział Prawny Kolejowych Zakładów Nawierzchniowych „Bieżanów” sp. z o. o. pisemnie upoważniony przez Zarządy spółek wchodzących w skład Grupy KZN Bieżanów.
2. Sygnaliści mają możliwość zgłaszania przypadków Naruszeń dotyczących spraw z następujących dziedzin:

3. Zgłoszenia Naruszeń dokonuje się na dedykowany temu poufny Kanał dokonywania zgłoszeń funkcjonujący w Grupie KZN Bieżanów pod adresem www: https://app.sygnanet.pl/kznb/pl. Instrukcja obsługi Kanału dokonywania zgłoszeń stanowi załącznik nr 1 do Procedury lub ustnie dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).
4. Zgłoszenie Naruszenia może zostać dokonane również pisemnie za pośrednictwem poczty zewnętrznej, w zamkniętej kopercie z klauzulą: „poufne – w kancelarii” umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie z klauzulą: „poufne – zgłoszenie w kancelarii” przesłanej na adres siedziby Kolejowych Zakładów Nawierzchniowych „Bieżanów” sp. z o.o., tj. ul. Półłanki 25, 30-740 Kraków,
5. Zgłoszenie Naruszeń powinno zawierać m.in:

6. W przypadku zgłoszenia, o którym mowa w ust. 4 Sygnalista może posłużyć się formularzem, stanowiącym Załącznik do Procedury.
7. Procedura nie obejmuje przyjmowania Zgłoszeń anonimowych. W przypadku otrzymania Zgłoszenia anonimowego takie zgłoszenie nie będzie podlegało weryfikacji przez Odbiorcę zgłoszenia w ramach Procedury i zostanie pozostawione bez rozpoznania.
8. Zgłoszenia Naruszeń powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu chyba, że za nadaniem danej sprawie szczególnego priorytetu przemawiają waga i charakter sprawy, a w szczególności okoliczności wskazujące, iż dzięki niezwłocznemu przeprowadzeniu Postępowania wyjaśniającego możliwe będzie zapobieżeniu szkodzie lub naruszeniu interesów Grupy KZN Bieżanów oraz poszczególnych Spółek wchodzących w jej skład.

§ 3A POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Postępowanie wyjaśniające odbywa się w sposób poufny.
2. Odbiorca zgłoszenia wszczyna postępowanie Wyjaśniające w celu podjęcia działań naprawczych niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia, chyba, że wszczęcie Postępowania wyjaśniającego jest konieczne bez zbędnej zwłoki, w celu zapobieżenia szkodzie lub możliwości naruszenia słusznego interesu spółki z Grupy KZN Bieżanów lub wszystkich spółek z Grupy KZN Bieżanów.
3. Odbiorca zgłoszeń zobowiązany jest do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
4. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia Naruszenia, o którym mowa w ust. 3 powyżej. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście o przyjęciu zgłoszenia Naruszeń termin wynosi 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego Naruszeń, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. Postępowania wyjaśniającego nie rozpoczyna się w przypadku zgłoszeń anonimowych.
6. Postępowania wyjaśniającego nie rozpoczyna się a jedynie przekazuje się Sygnaliście Informację zwrotną o braku podstaw do wszczęcia Postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy zgłoszenie Naruszenia jest:

7. Odbiorca zgłoszenia podejmując Działania następcze wydaje dla Zarządu Spółki której dotyczy Naruszenie rekomendacje co do rozstrzygnięcia danej sprawy.
8. Zarząd Spółki, której dotyczy Naruszenie nie jest związany rekomendacjami Odbiorcy zgłoszenia.
9. Zarząd Spółki, której dotyczy Naruszenie przedkłada, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania od Odbiorcy zgłoszenia rekomendacji, swoją decyzje co do rozstrzygnięcia danej sprawy.

§ 3B REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Odbiorca zgłoszenia prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych dla wszystkich spółek z Grupy KZN Bieżanów na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez zarządy spółek z Grupy. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami wynikającymi z przepisów prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem zobowiązania do zachowania poufności tożsamości Osób dokonujących zgłoszenia.
2. W Rejestrze opisywane są wszystkie przypadki dokonania zgłoszeń o popełnieniu lub możliwości popełnienia Naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg Postępowania wyjaśniającego.
3. Rejestr zawiera: numer Zgłoszenia, przedmiot Naruszenia, datę Zgłoszenia, dane osobowe Sygnalisty oraz adres do kontaktu Sygnalisty, dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie, informację o podjętych Działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
4. Dostęp Rejestru przysługuje wyłącznie:

5. Dane w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 3C OCHRONA SYGNALISTY PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o Naruszeniu.
2. W Grupie KZN Bieżanów obowiązuje zakaz podejmowania Działań odwetowych w stosunku do Sygnalisty, w tym również zakaz podejmowania próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Za Działania odwetowe zabronione w Spółce uważa się w szczególności:

– chyba, że Spółka wykaże, że kierowała się obiektywnymi powodami a zastosowane działania nie mają charakteru odwetowego.

4. Ochrona przez działaniami odwetowymi obejmuje odpowiednio również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobę powiązaną z Sygnalistą, osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą. Przez pomagającą w dokonaniu zgłoszenia należy rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona a przez osobę powiązaną z Sygnalistą należy rozumieć należy osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17).

§ 4. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Organami publicznymi są naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach określonych w art. 3 ust. 1 Ustawy.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz inne organy publiczne umieszczają na swoich stronach internetowych, w sposób zrozumiały dla zgłaszającego informacje o procedurze przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzaniem danych osobowych.

§ 5. UJAWNIENIE PUBLICZNE

1. Sygnalista będzie podlegał ochronie dokonując Ujawnienia publicznego jeżeli:
a) Dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Odbiorca zgłoszenia w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze wewnętrznej, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście informacji zwrotnej,
b) Dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

– chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

2. Sygnalista będzie podlegał ochronie dokonując Ujawnienia publicznego także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
a) Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
b) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe, lub
c) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

3. Przy ocenie, czy działanie następcze jest odpowiednie, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia, w tym – w odpowiednim przypadku – w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom, z uwzględnieniem wagi naruszenia.
4. Postanowień ust. 1 -3 nie stosuje się, jeżeli przekazanie informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy i stosuje się ustawę z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe.
5. Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 6. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Grupa KZN Bieżanów gwarantuje, że Procedura oraz związane z nią sposoby przyjmowania Zgłoszeń uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie przetwarzane są przez Odbiorcę zgłoszenia. Osoby wchodzące w skład Odbiorcy zgłoszenia posiadają pisemne upoważnienie w tym zakresie oraz zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
3. Dane osobowe Sygnalisty mogą podlegać ujawnieniu innym osobom wyłącznie w przypadku wyrażenia wyraźnej zgody przez Sygnalistę. Zasady opisanej w poprzednim zdaniu nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa powyżej właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
4. Dane dotyczące zgłoszeń Naruszeń będą przetwarzane w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniający ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
5. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych Sygnalisty:
a) administratorem danych osobowych Sygnalisty jest ta ze Spółek, której dotyczy Zgłoszenie;
b) osobą kontaktową we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu skorzystania z przysługujących Sygnaliście praw jest Inspektor Ochrony Danych dostępny pod adresem: iod@kzn.pl.
c) podane przez Sygnalistę dane osobowe będą przetwarzane:

d) w związku z realizacją procesu związanego z dokonanym zgłoszeniem dane osobowe Sygnalisty mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

e) dane osobowe Sygnalisty będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami
f) Sygnalista, z ograniczeniami wskazanymi w RODO, ma prawo dostępu do treści podanych przez siebie danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
g) podanie danych osobowych przez Sygnalistę jest dobrowolne, jednakże konieczne ze względu na prawidłowe przeprowadzenie postępowania związanego z dokonanym zgłoszeniem na podstawie postanowień Procedury i wpływa na jego efektywność i prawidłowość. Brak podania danych osobowych uniemożliwi prawidłowe przeprowadzenie postępowania zgodnie z Procedurą.

7. Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie mogą być przetwarzane przez administratora bez jej zgody w celu weryfikacji zgłoszenia lub podejmowania działań następczych.
8. Odbiorca Zgłoszenia przekazuje osobie, której dotyczy zgłoszenie podczas podejmowania pierwszego kontaktu, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od przyjęcia zgłoszenia, następujące informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych:
a) dane administratora danych osobowych,
b) dane osoby kontaktowej we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych w Spółce, w tym w celu skorzystania z przysługujących tej osobie praw,
c) cele przetwarzania danych, tj.:

d) kategorie danych osobowych podlegających przetwarzaniu, tj.: imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz dane kontaktowe w zakresie przekazanym przez Sygnalistę, który jest źródłem danych osobowych. Osoba, której dotyczy zgłoszenie nie ma prawa pozyskania danych osobowych Sygnalisty, z wyjątkiem sytuacji, gdy Sygnalista dokonał zgłoszenia z naruszeniem rozdział § 3 C. ust. 4 pkt 1 Procedury.
e) kategorie podmiotów, którym dane osobowe osoby, mogą być przekazywane, tj.:

f) okres przechowywania danych wynoszący 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami;
g) prawie dostępu do treści podanych przez siebie danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
h) informację, o tym, że przetwarzanie danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie stanowi wymóg przepisów prawa i jest konieczne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania związanego z dokonanym zgłoszeniem na podstawie postanowień Procedury. Brak podania danych osobowych uniemożliwi prawidłowe przeprowadzenie postępowania zgodnie z Procedurą.

9. Administrator danych zobowiązany jest do stosowania przy przetwarzaniu danych osobowych w procesie weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań naprawczych środków technicznych i organizacyjnych tożsamych jak w przypadku przetwarzania danych szczególnych kategorii.

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Każda ze spółek z Grupy KZN Bieżanów zobowiązana jest zapoznać swoich pracowników z treścią Procedury przed dopuszczeniem go do pracy.
2. Nadużycie Procedury jest naganne i może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, a w sytuacji złamania prawa, spółki z Grupy KZN Bieżanów ma obowiązek złożenia do właściwego organu zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa w każdym uzasadnionym przypadku, gdy uznają, że Naruszenie wypełnia znamiona czynu zabronionego będącego przestępstwem.
3. Postanowień Procedury nie stosuje się, jeżeli Naruszenie godzi wyłącznie w prawa Sygnalisty lub zgłoszenie Naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie Sygnalisty.
4. Dokonanie zgłoszenia Naruszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego z pominięciem Procedury nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony przewidzianej w Procedurze.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej treści do wiadomości pracownikom Grupy kapitałowej KZN Bieżanów.

 

 

Przyjęto uchwałą zarządu 16.09.2024 r.