INFORMACJE NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty jest ta ze Spółek, której dotyczy zgłoszenie, tj.:
a) Kolejowe Zakłady Nawierzchniowe „Bieżanów” spółka z o. o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Półłanki 25, 30-740 Kraków, KRS: 0000165284, NIP: 6792767699, REGON: 356722973,
b) KZN Rail spółka z o. o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Półłanki 25, 30-740 Kraków, KRS 0000463072, NIP 6793092654, REGON 122857335,
c) Zakłady Maszynowe „Hamech” spółka z o. o. z siedzibą w Hajnówce, adres: ul. Armii Krajowej 3, 17-200 Hajnówka, KRS 0000294559, NIP 54302000359, REGON 000123895
d) Nasycalnia Podkładów w Czeremsze spółka z o.o. z siedzibą w Czeremsze, adres: ul. Fabryczna 7, 17-240 Czeremcha, KRS 0000303426, NIP 5430200419, REGON 0001273670

2. Osobą kontaktową we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu skorzystania z przysługujących Sygnaliście praw jest Inspektor Ochrony Danych dostępny pod adresem: iod@kzn.pl.
3. Podane dane osobowe Sygnalisty będą przetwarzane:
a) w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze w zakresie wskazanym w przepisach prawa zawartych w Ustawie i Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii służących w szczególności przyjmowaniu zgłoszeń naruszeń prawa, ich procedowaniu, rozstrzyganiu, podejmowaniu działań naprawczych, przeciwdziałaniu zachowaniom odwetowym, prowadzeniu rejestru zgłoszeń oraz archiwizacji zgłoszeń i dokumentacji dowodowej;
b) w celu wynikającym z przepisu prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
c) w celu wynikającym z prawnie uzasadnionego interesu związanego z podejmowaniem bieżącego kontaktu z Sygnalistą w zakresie koniecznym do pozyskania dodatkowych informacji dotyczących zgłoszenia;
d) w celu wynikającym z prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ewentualnej konieczności dochodzenia roszczeń w przypadku niezgodnego z prawem i Procedurą zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ochrony osób dokonujących zgłoszeń (Sygnaliści) dokonania zgłoszenia;
e) na podstawie zgody – w celach wskazanych w treści zgody.

4. W związku z realizacją procesu związanego z dokonanym zgłoszeniem dane osobowe Sygnalisty mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom współpracującym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, w tym kancelariom prawnym, dostawcom usług teleinformatycznych, sprzętu technicznego, w szczególności platform informatycznych służących procedowaniu zgłoszeń, podmiotom świadczącym usługi archiwizacyjne oraz utylizacji dokumentacji, firmom kurierskim i;
b) organom i podmiotom publicznym na podstawie przepisów prawa, poza prowadzonymi skonkretyzowanymi postępowaniami.
5. Dane osobowe Sygnalisty będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami
6. Sygnalista, z ograniczeniami wskazanymi w RODO, ma prawo dostępu do treści podanych przez siebie danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Podanie danych osobowych przez Sygnalistę jest dobrowolne, jednakże konieczne ze względu na prawidłowe przeprowadzenie postępowania związanego z dokonanym zgłoszeniem na podstawie postanowień Procedury i wpływa na jego efektywność i prawidłowość. Brak podania danych osobowych uniemożliwi prawidłowe przeprowadzenie postępowania zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ochrony osób dokonujących zgłoszeń (Sygnaliści).

Przyjęto uchwałą zarządu 16.09.2024 r.